Miltä näyttää alkava vuosi hallituspalvelun (= Board As A Service) ammattilaisen silmin? Mitkä ovat hyvän hallitustyön lähtökohdat ja valmiustaso onnistuneeseen vuoteen?
Vuosi rakentuu valitun strategian, tehtyjen tulosten ja laajan palautteen varaan. Jalostamalla sitä voisi kutsua vaikka insightiksi. Varautuminen tulevaan vuoteen alkaa jo edellisen vuoden toisella puoliskolla. Päivitetään strategia, aloitetaan investoinnit ja kehityshankkeet, budjetoidaan ja kerätään tuloksia ja palautetta.
Näinä aikoina talouden ja toimintaympäristön eri skenaariot on syytä pitää mielessä ja miettiä yritykselle eri vaihtoehtoja tilanteisiin. On varauduttava sekä kasvuun että tiukkaankin jarrutukseen tai poikkeustilanteen jatkumiseen. Myös tästä on syytä käydä laadukasta keskustelua yrityksen omistajien kanssa.
Mitkä ovat osapuolien tahtotilat, toiveet ja keskeisimmät kehitysalueet.
Vuoden loppu on myös kiitollisuuden, kiittämisen ja armollisuuden aikaa. On muistettava kehua itseä ja muita saavutetuista tuloksista, muistettava vuoden aikana koetut taistelut ja miettiä kauden tärkeimpiä oppeja. Uusi vuosi ponnistaa uusiutuvissa mielissä, latautumisesta ja uuteen ponnistamisesta.
Vuoden vaihtuessa on hyvä päivittää aina tulevan vuoden hallitustyön määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Teen uusissa yhtiöissä yleensä pienen värityskirjan, johon yhdessä kirjataan tavoitteet omistajille, hallitukselle ja johdolle jne. On myös tärkeää kirjata ja keskustella miten ja missä vaiheessa omistajaohjaus tulee osaksi yhtiön toimintaa ja miten se ajoitetaan osaksi johtamista. Julkisuudessa olemme tänä vuonna nähneet miten rikkovaa omistajan toiminta voi olla jos sen aikaa paikkaa ja määrää ei ole yhdessä sovittu.
Tavoitteet on syytä kytkeä toiminnaksi vuosikellon avulla. Hallitustyön muodot, organisointi, tärkeimmät kohtaamiset ja pääteemat. Hyvä vuosi käynnistyy kunnolla, kun kalenteristakin löytyy paitsi varattuja kokouksia, myös teemoja, agendaa ja tehtäviä alkavalle kaudelle. Myös hallitustyön arviointi kuuluu laadukkaan hallitustyön työkalupalettiin.
Kaikki edellä mainittu on syytä kytkeä osaksi älykästä alustaa. Olen useita kertoja liputtanut Teamsin puolesta, joka kytkee materiaalit – keskustelun – kokoukset – kalenterit – hälytykset – ja linkit palavereihin. Pidempään hyvää alustaa jalostamalla syntyy näkyvyyttä eteen- ja taaksepäin, struktuuria, rutiinia ja yhteistä tekemistä yhdessä ja erikseen. Tieto nostaa tekemisen tasoa ja liimaa sekä tiimin että tekemisen yhteen kokousten välilläkin. Itselleni tuntuu antiikkiselta ajatus paperipinkasta, joka printataan viinereiden viereen kokouksen tunnusmerkiksi.
Papereista ajoittain tietonsa ammentava hallitus tuntuu dynaamiselta kuin 80 -luvun paikallinen ossuuspankki.
Hyvä vuosi starttaa hallituksen ja johdon yhteisellä kick-offilla. Siinä on hyvä kerrata strategia, tavoitteet, toimintasuunnitelma ja keskeisimmät kehityshankkeet. Parasta on ehkä vielä työpajamaisesti kerrata ja dokumentoida yhdessä mitä – kuka – miten – milloin tehdään. Vuoden aloituksen tulisi olla innostava ja yhdistävä kohtaaminen. Kohtaaminen konttoreiden ulkopuolella, inspiroivissa ympäristöissä, tekee kokouksesta muistettavan. ”Muistatko kun oltiin siellä ….” Siellähän me siitä silloin puhuttiin ja sovittiin. Hyvä kick-off varmistaa töiden käynnistymisen, yhteisen suunnan, sitoutumisen ja dokumentoi tulevat tehtävät.
Hyvällä hallituksella on vuoden alussa mielessään suunta, suunnitelmat, tavoitteet, mittarit ja näkemys tekemisestä. Vuosi on tavoitteiden ylittämistä vaille valmis. Huomaan tulevan vuoden omalta osaltani alkavan valmiimpana kuin koskaan aiemmin. Vaikka tielleni tulee uusia tehtäviä, on alkaviakin rooleja pohjustettu huolella, kalenterissa tekemisen haastetta ja itselläni hyvä käsitys tulevasta kaudesta.
Hyvällä alustalla, suunnitelmilla, organisoinnilla ja mittareilla syntyy tilaa aidosti arvokkaalle sparraukselle, vuorovaikutukselle ja yhdessä tekemiselle. Rutiinien, raporttien ja hallinnon ei tulisi hallita hallituksen työtä, vaan mahdollistaa lennonjohtomainen näkymä tämän ja huomisen päivän liikkeisiin. Katse on käännettävä systeemin avulla eteenpäin ja johdettava koko organisaation huomista. Omistaja luo mahdollisuudet, hallitus huomisen ja johto tulokset. Tehtävä haastaa myös hallituksen johtamaan itsensä arvokkaaksi osaksi yrityksen arkea.
V
Ps. Baas -ajattelu ( Board As A Service) kumpuaa ajattelusta hallituksesta palveluna omistajille ja yrityksen johdolle. Hallitus ei ole välttämätön paha, pelkästään valvova elin tai kumileimasin, vaan hallitustyön ammattilaisilla hallitusammattilaisten sijaan panostettu merkittävä osa omistaja-arvon kasvattamista. Olen kuvannut hallitustyötä myös alihinnoiteltuna konsultointina ja tapana kytkeä osa-aikaista erikoisosaamista osaksi omistaja-arvon ja yrityksen kasvattamista.
Ps2. Ohessa yksinkertainen esimerkki hallitustyön suunnittelun, organisoimisen ja johtamisen mallista.
Kirjoita kommentti